ΕΡΓΑΝΗ II και άδειες προσωπικού: τι δηλώνεται, πότε και ποια λάθη κοστίζουν

Οι άδειες προσωπικού είναι από τα θέματα όπου ένα μικρό διοικητικό λάθος μπορεί να δημιουργήσει πολύ μεγαλύτερο πρόβλημα από όσο φαίνεται αρχικά. Για τον εργαζόμενο, το βασικό ερώτημα είναι αν η άδειά του έχει δηλωθεί σωστά και αν προστατεύονται τα δικαιώματά του. Για την επιχείρηση, το κρίσιμο ζήτημα είναι αν η διαδικασία είναι σύννομη, καθαρή και συμβατή με τη μισθοδοσία, τα εσωτερικά αρχεία και το Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ II. Από τις 16 Φεβρουαρίου 2026 το ΕΡΓΑΝΗ II βρίσκεται σε πλήρη λειτουργία και ενσωματώνει τις απλουστεύσεις που έφερε ο ν. 5239/2025.

Το θέμα ενδιαφέρει και τις δύο πλευρές, γιατί στο νέο περιβάλλον οι δηλώσεις γίνονται πιο ψηφιακά, αλλά όχι λιγότερο ουσιαστικά. Ο εργαζόμενος μπορεί να βλέπει μέσω myErgani τα στοιχεία που έχουν δηλωθεί και τις σχετικές δηλώσεις που τον αφορούν, άρα ένα λάθος δεν μένει πλέον εύκολα «αόρατο».

Σύντομη άμεση απάντηση

Σήμερα, στο ΕΡΓΑΝΗ II οι άδειες των εργαζομένων δηλώνονται απογραφικά, μέσα στον επόμενο ημερολογιακό μήνα από τον μήνα χορήγησής τους. Στην ψηφιακή δήλωση καταχωρίζονται, μεταξύ άλλων, οι ημερομηνίες άδειας, οι ημέρες, ο τύπος άδειας και, όταν πρόκειται για ωροάδεια, και οι ώρες. Ειδικά για την ετήσια κανονική άδεια του έτους 2025 ισχύει μεταβατική ρύθμιση: η σχετική ψηφιακή δήλωση υποβάλλεται από 1 Απριλίου 2026 έως 29 Μαΐου 2026. Τα λάθη που κοστίζουν περισσότερο είναι η καθυστέρηση, ο λάθος τύπος άδειας, οι λάθος ημερομηνίες ή ώρες, και η αναντιστοιχία ανάμεσα σε ΕΡΓΑΝΗ II, μισθοδοσία και εσωτερικά αρχεία.

Τι άλλαξε με το ΕΡΓΑΝΗ II

Η βασική αλλαγή δεν είναι μόνο τεχνική. Το ΕΡΓΑΝΗ II σχεδιάστηκε ώστε να παρακολουθεί ενιαία τις εργασιακές σχέσεις και τις μεταβολές τους, να μειώνει τη γραφειοκρατία και να καταργεί έντυπα ή υποχρεώσεις που μέχρι πρόσφατα ταλαιπωρούσαν τις επιχειρήσεις. Το Υπουργείο Εργασίας έχει αναφέρει ρητά ότι στο νέο πλαίσιο καταργούνται έντυπα, όπως το βιβλίο αδειών, και ότι τα στοιχεία τηρούνται πλέον ψηφιακά.

Αυτό, όμως, δεν σημαίνει ότι η επιχείρηση απλώς «πατάει μια καταχώριση». Σημαίνει ότι πρέπει να έχει καθαρή, σταθερή και ελέγξιμη διαδικασία. Όσο πιο πολύ ψηφιοποιείται η δήλωση, τόσο πιο σημαντικό γίνεται να είναι σωστά περασμένα τα δεδομένα από την αρχή. Αυτό είναι και το σημείο όπου συνήθως δημιουργούνται τα ακριβότερα λάθη. Η Επιθεώρηση Εργασίας έχει ήδη ανακοινώσει στοχευμένους ελέγχους για την τήρηση της νομοθεσίας γύρω από τις άδειες, την αμοιβή τους και τη σωστή καταχώρισή τους.

Τι δηλώνεται στο ΕΡΓΑΝΗ II και πότε

Σύμφωνα με την υπουργική απόφαση 32689/2025, η «Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας» περιλαμβάνει δηλώσεις για εργαζομένους με σταθερό εβδομαδιαίο ωράριο, με μεταβαλλόμενο ή τροποποιούμενο ανά ημέρα ωράριο, αλλά και στοιχεία αδειών εργαζομένων. Για τις άδειες, ο κανόνας είναι σαφής: δηλώνονται απογραφικά μέσα στον επόμενο ημερολογιακό μήνα από τον μήνα χορήγησής τους.

Κατά την υποβολή της άδειας δηλώνονται τα στοιχεία του εργοδότη και του παραρτήματος, τα στοιχεία του εργαζομένου, οι ημερομηνίες «από-έως», οι ημέρες άδειας μέσα στο συγκεκριμένο διάστημα, ο τύπος άδειας και, αν πρόκειται για ωροάδεια, η ώρα από και η ώρα έως. Με απλά λόγια, το σύστημα θέλει όχι μόνο να ξέρει ότι δόθηκε άδεια, αλλά και ποια ακριβώς άδεια ήταν, πότε δόθηκε και με ποια διάρκεια.

Ένα πρακτικό παράδειγμα βοηθά. Αν ένας εργαζόμενος λάβει άδεια μέσα στον Μάρτιο, η δήλωση δεν γίνεται υποχρεωτικά εκείνη τη στιγμή, αλλά μέσα στον Απρίλιο. Αν πρόκειται για ωροάδεια, δεν αρκεί μια γενική εγγραφή. Πρέπει να αποτυπωθούν σωστά και οι ώρες.

Η ετήσια κανονική άδεια χρειάζεται ξεχωριστή προσοχή

Η κανονική άδεια έχει δικούς της ουσιαστικούς κανόνες, ανεξάρτητα από τη δήλωσή της στο ΕΡΓΑΝΗ II. Ο Κώδικας Εργατικού Δικαίου προβλέπει ότι ο εργοδότης οφείλει να χορηγήσει την άδεια που ζητήθηκε το πολύ μέσα σε δύο μήνες από τη σχετική αίτηση, ότι τουλάχιστον οι μισοί από όσους δικαιούνται άδεια κάθε έτος σε μια επιχείρηση πρέπει να εξυπηρετούνται στο διάστημα από 1 Μαΐου έως 30 Σεπτεμβρίου, και ότι η ετήσια άδεια πρέπει να εξαντλείται μέχρι το πρώτο τρίμηνο του επόμενου ημερολογιακού έτους.

Εδώ βρίσκεται και ένα συχνό σημείο σύγχυσης. Παλαιότερα, το κείμενο του άρθρου 224 προέβλεπε αναγγελία της χορήγησης της άδειας έως και μία ώρα μετά την έναρξή της. Με το άρθρο 9 του ν. 5239/2025, η διατύπωση αυτή άλλαξε και πλέον η χορήγηση της άδειας αναγγέλλεται απογραφικά, μέσα στον επόμενο ημερολογιακό μήνα που ακολουθεί τον μήνα χορήγησής της.

Για την ετήσια κανονική άδεια του έτους 2025 ισχύει ειδική μεταβατική ρύθμιση. Η υπουργική απόφαση 32689/2025 προβλέπει ότι η ψηφιακή δήλωση στοιχείων ετήσιας κανονικής άδειας για το 2025 υποβάλλεται από 1 Απριλίου 2026 έως 29 Μαΐου 2026 και αφορά όσους εργαζόμενους έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας για το 2025 και είχαν καταχωρισθεί στο ειδικό βιβλίο αδειών. Αυτό είναι ένα σημείο που φέτος χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή από τις επιχειρήσεις.

Επιπλέον, αν η ετήσια κανονική άδεια δεν χορηγηθεί μέχρι την 31η Μαρτίου του επόμενου ημερολογιακού έτους, η αξίωση για την άδεια μετατρέπεται σε χρηματική. Και αν ο εργοδότης αρνηθεί τη χορήγηση της νόμιμης ετήσιας άδειας, μετά από διαπίστωση της παράλειψης από αρμόδιο όργανο, υποχρεούται να καταβάλει τις αντίστοιχες αποδοχές των ημερών άδειας προσαυξημένες κατά 100%. Εκεί φαίνεται πολύ καθαρά γιατί τα λάθη στις άδειες δεν είναι μόνο διαδικαστικά αλλά και οικονομικά.

Τι πρέπει να κάνει ο εργαζόμενος

Ο εργαζόμενος καλό είναι να ζητά την άδειά του έγκαιρα και με τρόπο που αφήνει ίχνος, όπως μέσα από σύστημα HR, email ή άλλη σαφή εσωτερική διαδικασία. Ο νόμος αναφέρει ότι η αίτηση χρησιμεύει για να προσδιοριστούν τα χρονικά όρια μέσα στα οποία υπάρχει υποχρέωση χορήγησης της άδειας, αλλά δεν αποτελεί τυπική προϋπόθεση για το ίδιο το δικαίωμα άδειας με αποδοχές.

Είναι επίσης χρήσιμο να ελέγχει τι έχει τελικά δηλωθεί. Μέσω του myErgani, ο εργαζόμενος μπορεί να βλέπει τις δηλώσεις που έχουν υποβληθεί στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ και τον αφορούν. Αυτό βοηθά να εντοπιστεί έγκαιρα μια ανακολουθία, πριν αυτή δημιουργήσει πρόβλημα στη μισθοδοσία, στην αποτύπωση του υπολοίπου ή σε μεταγενέστερο έλεγχο.

Τέλος, ο εργαζόμενος πρέπει να θυμάται ότι η δήλωση μιας άδειας στο ΕΡΓΑΝΗ II δεν αντικαθιστά απαραίτητα άλλες απαιτούμενες διαδικασίες. Για παράδειγμα, για το επίδομα ασθένειας υπάρχει ξεχωριστή ηλεκτρονική αίτηση στον e-ΕΦΚΑ, ενώ για την ειδική παροχή προστασίας της μητρότητας υπάρχουν ειδικές προϋποθέσεις και διαδικασίες που συνδέονται με τη ΔΥΠΑ.

Τι πρέπει να κάνει η επιχείρηση

Για μια επιχείρηση, το ασφαλέστερο μοντέλο είναι να υπάρχει μία ενιαία πηγή αλήθειας για τις άδειες. Δηλαδή, το αίτημα, η έγκριση, η μισθοδοτική επίπτωση, το υπόλοιπο και η τελική δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ II να συμφωνούν μεταξύ τους. Η ίδια η δομή της ψηφιακής δήλωσης δείχνει ότι το σύστημα περιμένει ακριβή δεδομένα ανά εργαζόμενο, ανά τύπο άδειας και ανά περίοδο. Όπου αυτά τα δεδομένα είναι σκόρπια σε Excel, email και προφορικές συνεννοήσεις, τα λάθη γίνονται πολύ πιθανότερα.

Η επιχείρηση πρέπει επίσης να ξεχωρίζει την ουσιαστική νομιμότητα από τη δήλωση. Το ότι μια άδεια καταχωρίστηκε στο ΕΡΓΑΝΗ II δεν σημαίνει αυτομάτως ότι ταξινομήθηκε σωστά ή ότι αντιμετωπίστηκε σωστά μισθολογικά. Το Υπουργείο Εργασίας περιγράφει πολλές διαφορετικές κατηγορίες αδειών εργαζομένων, καθεμία με δικό της νομικό πλαίσιο. Άρα, ο σωστός τύπος άδειας δεν είναι λεπτομέρεια φόρμας. Είναι μέρος της συμμόρφωσης.

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται φέτος και στο μεταβατικό σημείο της ετήσιας κανονικής άδειας 2025, επειδή υπάρχει ειδική προθεσμία από 1 Απριλίου 2026 έως 29 Μαΐου 2026. Όποια επιχείρηση θεωρήσει ότι «αφού πλέον όλα είναι στο ΕΡΓΑΝΗ II, δεν χρειάζεται να κάνω κάτι για το 2025», κινδυνεύει να χάσει ακριβώς το μεταβατικό παράθυρο που έχει ανοίξει η διοίκηση.

Συχνά λάθη που κοστίζουν

1. Μπέρδεμα ανάμεσα σε άδεια και αλλαγή ωραρίου

Η υπουργική απόφαση ξεχωρίζει καθαρά τη δήλωση αδειών από τις δηλώσεις σταθερού ή μεταβαλλόμενου ωραρίου. Αυτό έχει πρακτική σημασία, γιατί άλλα στοιχεία δηλώνονται εκ των προτέρων για το ωράριο και άλλα απογραφικά για την άδεια. Όταν η επιχείρηση τα αντιμετωπίζει όλα σαν «μία γενική μεταβολή», αυξάνει τον κίνδυνο λάθους.

2. Λάθος τύπος άδειας

Το πεδίο «τύπος άδειας» δεν είναι τυπικό κουτάκι. Η επίσημη ενημέρωση του Υπουργείου για τις άδειες εργαζομένων δείχνει ότι υπάρχουν πολλές διαφορετικές κατηγορίες αδειών με διαφορετικούς κανόνες. Αν μια άδεια δηλωθεί σε λάθος κατηγορία, το λάθος μπορεί να περάσει στη μισθοδοσία, στα υπόλοιπα ή και στις λοιπές υποχρεώσεις της επιχείρησης.

3. Λάθος ημερομηνίες, ημέρες ή ώρες

Η ψηφιακή δήλωση ζητά ημερομηνίες «από-έως», ημέρες άδειας και, στις ωροάδειες, ώρα από και ώρα έως. Επομένως, μια βιαστική ή πρόχειρη καταχώριση δεν είναι μικρό λάθος. Είναι λάθος στον ίδιο τον πυρήνα της δήλωσης.

4. Παράβλεψη των ειδικών κανόνων της κανονικής άδειας

Η κανονική άδεια δεν είναι απλώς μία από τις πολλές άδειες. Συνδέεται με κανόνες χορήγησης, με υποχρέωση εξάντλησης μέχρι το πρώτο τρίμηνο του επόμενου έτους και, για το 2025, με ειδικό μεταβατικό παράθυρο δήλωσης έως 29 Μαΐου 2026. Όποιος τη χειρίζεται σαν μια συνηθισμένη διοικητική εγγραφή, συνήθως πληρώνει το τίμημα αργότερα.

5. Η πεποίθηση ότι «το δήλωσα, άρα τελείωσα»

Η δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ II είναι αναγκαία, αλλά δεν καλύπτει από μόνη της όλες τις ουσιαστικές πλευρές της άδειας. Η Επιθεώρηση Εργασίας ελέγχει τη χορήγηση και την πληρωμή αδειών, ενώ σε ορισμένες περιπτώσεις η μη χορήγηση της άδειας ή η λανθασμένη διαχείρισή της δημιουργεί και άμεσο οικονομικό κόστος για τον εργοδότη.

Συχνές ερωτήσεις

Η άδεια δηλώνεται πριν ή μετά τη χορήγησή της;

Κατά κανόνα, δηλώνεται απογραφικά, μέσα στον επόμενο ημερολογιακό μήνα από τον μήνα χορήγησής της.

Τι ισχύει ειδικά για την ετήσια κανονική άδεια του 2025;

Ισχύει μεταβατική ψηφιακή δήλωση από 1 Απριλίου 2026 έως 29 Μαΐου 2026 για όσους εργαζόμενους έλαβαν κανονική άδεια και επίδομα αδείας για το 2025 και είχαν καταχωρισθεί στο ειδικό βιβλίο αδειών.

Μπορεί ο εργαζόμενος να δει τι έχει δηλωθεί;

Ναι. Μέσω του myErgani μπορεί να δει τις δηλώσεις που έχουν υποβληθεί στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ και τον αφορούν.

Τι γίνεται στις ωροάδειες;

Στις ωροάδειες, εκτός από το διάστημα της άδειας, δηλώνονται και η ώρα έναρξης και η ώρα λήξης.

Η δήλωση στο ΕΡΓΑΝΗ II αρκεί και για επίδομα ασθενείας ή ειδικές παροχές;

Όχι πάντα. Σε περιπτώσεις όπως το επίδομα ασθένειας ή η ειδική παροχή προστασίας της μητρότητας, υπάρχουν και επιπλέον διαδικασίες προς e-ΕΦΚΑ ή ΔΥΠΑ, ανάλογα με την περίπτωση.

Πώς βοηθά το okToGo

Το okToGo μπορεί να βοηθήσει μια επιχείρηση να οργανώσει τις άδειες της πιο σταθερά και πιο καθαρά στην πράξη. Όταν η διαδικασία περνά από ένα ενιαίο σύστημα, μειώνονται τα χαμένα μηνύματα, τα πολλαπλά Excel, οι ασάφειες στις εγκρίσεις και τα λάθη στα υπόλοιπα.

Επιπλέον, το okToGo δίνει τη δυνατότητα αυτόματης αποστολής στο ΕΡΓΑΝΗ των εγκεκριμένων αδειών, καθώς και παρακολούθησης κάθε υποβολής, ώστε η επιχείρηση να έχει καθαρή εικόνα του τι έχει δηλωθεί, τι έχει ολοκληρωθεί και πού χρειάζεται προσοχή. Έτσι μειώνονται τα λάθη, οι παραλείψεις και η αβεβαιότητα στη διαδικασία.

Σχετικά Άρθρα

• Άδεια ασθενείας στην Ελλάδα: τι δικαιούται ο εργαζόμενος και τι πρέπει να κάνει η επιχείρηση
• Γονική άδεια στην Ελλάδα: ποιοι τη δικαιούνται και πώς λειτουργεί
• Πόσες μέρες άδεια δικαιούμαι στην Ελλάδα; Οδηγός για εργαζομένους και επιχειρήσεις

Πηγές / Νομοθετικό πλαίσιο

Νομοθετικό / θεσμικό πλαίσιο

• Π.Δ. 62/2025, Κώδικας Εργατικού Δικαίου, ιδίως άρθρα 224 και 226 για τη χρονική περίοδο χορήγησης της άδειας, την εξάντλησή της μέχρι το πρώτο τρίμηνο του επόμενου έτους και τις συνέπειες άρνησης χορήγησης.
• Ν. 5239/2025, άρθρο 9, για την αλλαγή του τρόπου αναγγελίας της άδειας στο ΕΡΓΑΝΗ II από σχεδόν άμεση αναγγελία σε απογραφική δήλωση τον επόμενο μήνα.
• ΥΑ 32689/2025 (ΦΕΚ Β' 6745/16.12.2025), για τις ψηφιακές δηλώσεις στο ΕΡΓΑΝΗ II και τη μεταβατική προθεσμία της ετήσιας κανονικής άδειας του 2025.

Επίσημες ενημερωτικές πηγές

• Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης, ενημέρωση για το νέο ΕΡΓΑΝΗ II και για τις άδειες εργαζομένων.
• myErgani / gov.gr, για την πρόσβαση του εργαζομένου στις δηλώσεις που τον αφορούν.
• Επιθεώρηση Εργασίας (HLI), ενημερώσεις για κανονική άδεια, χρονικά όρια χορήγησης και ελέγχους συμμόρφωσης.
• e-ΕΦΚΑ, για την ηλεκτρονική αίτηση επιδόματος ασθένειας.
• ΔΥΠΑ / Υπουργείο Εργασίας, για την ειδική παροχή προστασίας της μητρότητας και τις σχετικές προϋποθέσεις.