Όροι & Προϋποθέσεις Χρήσης okToGo
Ελληνικά
Οι παρόντες Όροι & Προϋποθέσεις (οι «Όροι») διέπουν την πρόσβαση και χρήση της διαδικτυακής υπηρεσίας λογισμικού ως υπηρεσία (Software-as-a-Service – «SaaS») με την εμπορική ονομασία okToGo (η «Υπηρεσία»). Με τη δημιουργία λογαριασμού ή/και τη χρήση της Υπηρεσίας, ο χρήστης/οργανισμός αποδέχεται ανεπιφύλακτα τους Όρους.
1. Ορισμοί
Για τους σκοπούς των Όρων:
«Πελάτης»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο (οργανισμός/επιχείρηση) που εγγράφεται και χρησιμοποιεί την Υπηρεσία.
«Χρήστης»: κάθε φυσικό πρόσωπο που αποκτά πρόσβαση στην Υπηρεσία υπό τον Πελάτη (π.χ. διαχειριστής, εργαζόμενος).
«Διαχειριστής (Admin)»: χρήστης με δικαιώματα διαχείρισης οργανισμού/χρηστών/ρυθμίσεων/χρέωσης.
«Δεδομένα Πελάτη»: κάθε πληροφορία, περιεχόμενο ή δεδομένο που εισάγεται/δημιουργείται/ανεβαίνει στην Υπηρεσία από τον Πελάτη ή Χρήστες του.
«Συνδρομή/Πλάνο»: το εμπορικό πακέτο πρόσβασης (π.χ. ανά θέση/seat, επίπεδο λειτουργιών, διάρκεια).
2. Αποδοχή Όρων – Εξουσιοδότηση
2.1. Η χρήση της Υπηρεσίας προϋποθέτει πλήρη αποδοχή των Όρων. Αν δεν συμφωνείτε, μην χρησιμοποιείτε την Υπηρεσία.
2.2. Αν εγγράφεστε ή αποδέχεστε τους Όρους για λογαριασμό οργανισμού, δηλώνετε ότι έχετε την απαραίτητη εξουσιοδότηση να δεσμεύσετε τον οργανισμό σας.
3. Περιγραφή Υπηρεσίας – Εξέλιξη
3.1. Το okToGo παρέχει εργαλεία, ενδεικτικά: διαχείριση αδειών/απουσιών, ροές εγκρίσεων, ημερολόγια ομάδας, ειδοποιήσεις, αναφορές/εξαγωγές δεδομένων και διασυνδέσεις με τρίτες υπηρεσίες.
3.2. Ο Πάροχος δύναται να αναβαθμίζει, τροποποιεί ή αποσύρει λειτουργίες, να αλλάζει όρια/παραμέτρους ανά πλάνο και να πραγματοποιεί συντήρηση χωρίς υποχρέωση προηγούμενης ειδοποίησης, εκτός όπου απαιτείται από αναγκαστικό δίκαιο.
4. Άδεια Χρήσης
4.1. Ο Πάροχος χορηγεί στον Πελάτη περιορισμένη, μη αποκλειστική, μη μεταβιβάσιμη και ανακλητή άδεια πρόσβασης και χρήσης της Υπηρεσίας για εσωτερικούς επιχειρηματικούς σκοπούς του Πελάτη, σύμφωνα με τη Συνδρομή.
4.2. Απαγορεύεται η μεταπώληση, εκμίσθωση, παραχώρηση, sublicensing ή διάθεση της Υπηρεσίας σε τρίτους, εκτός αν συμφωνηθεί ρητά εγγράφως.
5. Κανόνες Χρήσης – Απαγορεύσεις
5.1. Οι Χρήστες οφείλουν να χρησιμοποιούν την Υπηρεσία νόμιμα, με καλή πίστη και σύμφωνα με τους Όρους.
5.2. Απαγορεύεται, ενδεικτικά:
μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή απόπειρα παράκαμψης μηχανισμών ασφάλειας,
παρεμβολή στη λειτουργία, reverse engineering, scraping, μαζική εξαγωγή με μη επιτρεπτά μέσα,
εισαγωγή κακόβουλου λογισμικού, καταχρηστική χρήση API/requests,
χρήση κατά τρόπο που παραβιάζει δικαιώματα τρίτων ή την ισχύουσα νομοθεσία.
6. Λογαριασμοί – Ασφάλεια
6.1. Οι Χρήστες ευθύνονται για την ακρίβεια των στοιχείων τους και την ασφαλή φύλαξη των διαπιστευτηρίων πρόσβασης.
6.2. Ο Πελάτης ευθύνεται για κάθε ενέργεια που λαμβάνει χώρα μέσω λογαριασμών που δημιουργούνται υπό τον οργανισμό του, ανεξαρτήτως του ποιος την πραγματοποίησε.
6.3. Ο Πάροχος δύναται να εφαρμόζει ελέγχους ασφάλειας (π.χ. rate limits, logging, μέτρα προστασίας) για τη διασφάλιση της Υπηρεσίας.
7. Συνδρομές – Τιμολόγηση – Πληρωμές – Επιστροφές
7.1. Ορισμένες λειτουργίες παρέχονται επί πληρωμή βάσει Συνδρομής. Η τιμολόγηση/όρια/λειτουργίες ανά πλάνο εμφανίζονται κατά την αγορά ή/και στη σελίδα κόστους.
7.2. Οι χρεώσεις πραγματοποιούνται σε επαναλαμβανόμενη βάση (μηνιαία/ετήσια) όπως ορίζεται κατά την αγορά.
7.3. Οι πληρωμές ενδέχεται να διεκπεραιώνονται μέσω τρίτου παρόχου πληρωμών (π.χ. Stripe). Ο Πάροχος δεν αποθηκεύει πλήρη στοιχεία κάρτας.
7.4. Ο Πελάτης οφείλει να διατηρεί ενημερωμένα στοιχεία πληρωμής. Σε περίπτωση αποτυχημένης χρέωσης, ο Πάροχος μπορεί να επιχειρήσει επανάληψη και/ή να αναστείλει πρόσβαση μετά από εύλογη ειδοποίηση, όπου είναι πρακτικά εφικτό.
7.5. Εκτός αν προβλέπεται διαφορετικά από αναγκαστικό δίκαιο ή ρητά από ειδική συμφωνία, δεν γίνονται επιστροφές για μέρος περιόδου που έχει ήδη ξεκινήσει. Εξαιρέσεις (π.χ. τεκμηριωμένη διπλή χρέωση) εξετάζονται κατά περίπτωση.
7.6. Τυχόν φόροι/ΦΠΑ επιβαρύνουν τον Πελάτη, όπου εφαρμόζεται.
8. Δοκιμαστική Περίοδος (Trial)
Αν παρέχεται trial, ισχύουν οι όροι που εμφανίζονται κατά την ενεργοποίησή του. Ο Πάροχος μπορεί να τροποποιήσει ή να διακόψει trials.
9. Υποστήριξη – Συντήρηση – Διαθεσιμότητα
9.1. Ο Πάροχος καταβάλλει εύλογες προσπάθειες για τη διαθεσιμότητα της Υπηρεσίας, χωρίς εγγύηση αδιάλειπτης λειτουργίας.
9.2. Ενδέχεται να πραγματοποιούνται προγραμματισμένες εργασίες συντήρησης/αναβάθμισης. Όπου είναι πρακτικά εφικτό, θα υπάρχει προειδοποίηση.
9.3. Εκτός αν υπάρχει ξεχωριστό SLA, δεν παρέχονται εγγυήσεις χρόνου αποκατάστασης.
10. Τρίτες Υπηρεσίες
10.1. Η Υπηρεσία μπορεί να διασυνδέεται με υπηρεσίες τρίτων (π.χ. email providers, ημερολόγια, Slack/Teams, πλατφόρμες Δημοσίου). Οι υπηρεσίες τρίτων παρέχονται «ως έχουν» από τους αντίστοιχους παρόχους.
10.2. Ο Πάροχος δεν ευθύνεται για τη διαθεσιμότητα, ασφάλεια, ακρίβεια, νομιμότητα ή πολιτικές τρίτων υπηρεσιών ούτε για τυχόν αλλαγές/διακοπές/σφάλματά τους.
10.3. Η χρήση τρίτων διέπεται από τους δικούς τους όρους/πολιτικές.
11. **Ειδικοί Όροι για Υποβολές στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ**
11.1. Το okToGo μπορεί να παρέχει δυνατότητες διαβίβασης/υποβολής δηλώσεων και συναφών στοιχείων προς το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ή/και άλλα τρίτα συστήματα («Υποβολές») αποκλειστικά ως εργαλείο διευκόλυνσης και τεχνικής διασύνδεσης.
11.2. Ο Πελάτης παραμένει αποκλειστικά υπεύθυνος για:
(α) την ακρίβεια/πληρότητα/νομιμότητα/επικαιροποίηση των δεδομένων που καταχωρίζει,
(β) τη σωστή επιλογή διαδικασίας/τύπου δήλωσης,
(γ) τον τελικό έλεγχο πριν από κάθε Υποβολή,
(δ) τη συμμόρφωση με την εργατική/ασφαλιστική νομοθεσία και τις οδηγίες των αρχών,
(ε) την τήρηση προθεσμιών και αποδεικτικών.
11.3. Ο Πάροχος δεν εγγυάται ότι:
(α) οι Υποβολές θα ολοκληρώνονται επιτυχώς,
(β) το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ θα είναι διαθέσιμο, αδιάλειπτο ή χωρίς σφάλματα,
(γ) οι αποκρίσεις/καταστάσεις επιτυχίας/αποτυχίας θα εμφανίζονται έγκαιρα ή πλήρως, ή
(δ) τυχόν αποτυχημένες/εκκρεμείς Υποβολές θα γίνουν αντιληπτές αποκλειστικά μέσω ειδοποιήσεων ή λιστών μέσα στην Υπηρεσία.
11.4. Κάθε ένδειξη κατάστασης (π.χ. «επιτυχής», «αποτυχημένη», «εκκρεμής») ή λίστα αποτυχημένων Υποβολών παρέχεται μόνο ενημερωτικά. Ο Πελάτης υποχρεούται να προβαίνει σε ανεξάρτητο έλεγχο/επιβεβαίωση της αποδοχής/καταχώρισης από το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, σύμφωνα με τις διαδικασίες του.
11.5. Στο μέγιστο βαθμό που επιτρέπεται από το εφαρμοστέο δίκαιο, ο Πάροχος δεν ευθύνεται για οποιεσδήποτε συνέπειες από Υποβολές, μη Υποβολές, απορρίψεις ή καθυστερήσεις, συμπεριλαμβανομένων ενδεικτικά διοικητικών προστίμων, προσαυξήσεων, κυρώσεων, καταλογισμών, απώλειας προθεσμιών ή αξιώσεων τρίτων, ακόμη και αν ο Πελάτης ισχυρισθεί ότι βασίστηκε σε πληροφορίες/ενδείξεις/λίστες της Υπηρεσίας.
11.6. Ο Πελάτης θα αποζημιώνει τον Πάροχο για κάθε αξίωση, ζημία, κόστος ή διοικητική κύρωση που τυχόν επιβληθεί ή διεκδικηθεί σε βάρος του Παρόχου και απορρέει από: ανακριβή/μη νόμιμα δεδομένα του Πελάτη, εσφαλμένη χρήση της Υπηρεσίας ή παραβίαση νόμου/υποχρεώσεων του Πελάτη αναφορικά με Υποβολές.
12. Δεδομένα Πελάτη – Κυριότητα – Εξαγωγή – Backups
12.1. Τα Δεδομένα Πελάτη ανήκουν στον Πελάτη. Ο Πάροχος δεν αποκτά δικαιώματα κυριότητας επί αυτών.
12.2. Ο Πελάτης μπορεί να εξάγει δεδομένα μέσω διαθέσιμων λειτουργιών ή κατόπιν αιτήματος, εντός εύλογου χρόνου, όπου είναι τεχνικά εφικτό.
12.3. Ο Πάροχος δύναται να τηρεί αντίγραφα ασφαλείας (backups) για λόγους ακεραιότητας/ασφάλειας/λειτουργίας.
13. Προστασία Προσωπικών Δεδομένων (GDPR) – Πολιτική Απορρήτου
13.1. Για την παροχή της Υπηρεσίας, ο Πελάτης ενεργεί κατά κανόνα ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας και ο Πάροχος ως Εκτελών την Επεξεργασία, στον βαθμό που επεξεργάζεται δεδομένα για λογαριασμό του Πελάτη.
13.2. Ο Πάροχος λαμβάνει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφάλειας σύμφωνα με τα συνήθη πρότυπα της αγοράς, χωρίς εγγύηση απόλυτης ασφάλειας έναντι κακόβουλων ενεργειών τρίτων.
13.3. Ο Πελάτης δηλώνει και εγγυάται ότι διαθέτει έγκυρη νομική βάση για τη συλλογή/επεξεργασία/διαβίβαση δεδομένων που εισάγονται στην Υπηρεσία και ότι έχει παράσχει τις απαιτούμενες ενημερώσεις προς τα υποκείμενα (π.χ. εργαζόμενους).
13.4. Λεπτομέρειες για την επεξεργασία, τα δικαιώματα υποκειμένων και την επικοινωνία για θέματα απορρήτου ορίζονται στην Πολιτική Απορρήτου και, όπου εφαρμόζεται, σε Σύμβαση Επεξεργασίας (DPA).
14. Cookies
Η ιστοσελίδα/εφαρμογή μπορεί να χρησιμοποιεί cookies και εργαλεία analytics. Η σχετική πληροφόρηση παρέχεται μέσω Πολιτικής Cookies και μηχανισμού συναίνεσης, όπου απαιτείται.
15. Εμπιστευτικότητα
15.1. Κάθε μέρος οφείλει να διατηρεί εμπιστευτικές τις πληροφορίες που λαμβάνει στο πλαίσιο της Υπηρεσίας και να μην τις γνωστοποιεί σε τρίτους χωρίς συναίνεση, εκτός αν απαιτείται από νόμο ή είναι αναγκαίο για την εκτέλεση της Υπηρεσίας (π.χ. υπο-εκτελούντες με αντίστοιχη δέσμευση).
16. Δικαιώματα Πνευματικής Ιδιοκτησίας – Feedback
16.1. Όλα τα δικαιώματα πνευματικής/βιομηχανικής ιδιοκτησίας επί της Υπηρεσίας (λογισμικό, κώδικας, σχέδια, σήματα, λογότυπα, τεκμηρίωση κ.λπ.) ανήκουν αποκλειστικά στον Πάροχο ή στους δικαιοπαρόχους του.
16.2. Ο Πελάτης δεν αποκτά δικαιώματα πέραν της άδειας χρήσης.
16.3. Τυχόν feedback/προτάσεις δύνανται να αξιοποιηθούν από τον Πάροχο χωρίς υποχρέωση αποζημίωσης.
17. Μη Παροχή Νομικών/Λογιστικών Συμβουλών
Η Υπηρεσία παρέχει εργαλεία οργάνωσης/διαχείρισης και δεν συνιστά νομική, λογιστική ή εργασιακή συμβουλή. Ο Πελάτης οφείλει να συμβουλεύεται τους αρμόδιους επαγγελματίες του.
18. Αποποίηση Εγγυήσεων
Η Υπηρεσία παρέχεται «ως έχει» και «ως διατίθεται». Στο μέτρο που επιτρέπεται από το νόμο, ο Πάροχος αποποιείται κάθε εγγύηση εμπορευσιμότητας, καταλληλότητας για συγκεκριμένο σκοπό και μη παραβίασης, και δεν εγγυάται ότι η Υπηρεσία θα είναι αλάνθαστη ή αδιάλειπτη.
19. Περιορισμός Ευθύνης
19.1. Ο Πάροχος δεν ευθύνεται για έμμεσες, παρεπόμενες, αποθετικές ή ειδικές ζημίες (όπως απώλεια κερδών, φήμης, δεδομένων, επιχειρηματική διακοπή) που προκύπτουν από τη χρήση ή αδυναμία χρήσης της Υπηρεσίας.
19.2. Η συνολική ευθύνη του Παρόχου, ανεξαρτήτως αιτίας, περιορίζεται στο συνολικό ποσό που κατέβαλε ο Πελάτης για τη χρήση της Υπηρεσίας κατά τους τελευταίους δώδεκα (12) μήνες πριν από το γενεσιουργό γεγονός.
19.3. Τίποτα στους Όρους δεν περιορίζει ευθύνη που δεν μπορεί να περιοριστεί από αναγκαστικό δίκαιο (π.χ. δόλος).
20. Αποζημίωση (Indemnity)
20.1. Ο Πελάτης θα αποζημιώνει τον Πάροχο για αξιώσεις τρίτων που προκύπτουν από: (α) παράνομη ή καταχρηστική χρήση της Υπηρεσίας, (β) παραβίαση νόμων ή δικαιωμάτων τρίτων, (γ) Δεδομένα Πελάτη που εισήγαγε ο Πελάτης/Χρήστες του.
20.2. Ο Πελάτης υποχρεούται να αποζημιώσει τον Πάροχο για αξιώσεις/πρόστιμα/δαπάνες που προκύπτουν από παραβίαση της νομοθεσίας προστασίας δεδομένων λόγω οδηγιών, ενεργειών ή παραλείψεων του Πελάτη.
21. Αναστολή – Τερματισμός
21.1. Ο Πάροχος μπορεί να αναστείλει ή να τερματίσει πρόσβαση (με εύλογη ειδοποίηση όπου είναι πρακτικά εφικτό) αν:
(α) παραβιάζονται οι Όροι, (β) απαιτείται για λόγους ασφάλειας, (γ) υπάρχει σημαντική καθυστέρηση πληρωμής, (δ) απαιτείται από νόμο ή αρμόδια αρχή.
21.2. Ο Πελάτης μπορεί να ακυρώσει τη Συνδρομή σύμφωνα με τους όρους του πλάνου/κύκλου χρέωσης.
22. Διατήρηση – Διαγραφή Δεδομένων μετά τη Λήξη
22.1. Μετά τη λήξη/ακύρωση, τα δεδομένα δεν διαγράφονται άμεσα, εκτός αν ζητηθεί διαγραφή ή απαιτείται από νόμο.
22.2. Ο Πάροχος μπορεί να διατηρεί τα δεδομένα για έως 90 ημέρες για σκοπούς εξαγωγής/επαναενεργοποίησης και στη συνέχεια να τα διαγράψει ή να τα ανωνυμοποιήσει, σύμφωνα με την Πολιτική Απορρήτου και το εφαρμόζόμενο δίκαιο.
22.3. Αιτήματα διαγραφής προσωπικών δεδομένων εκτελούνται σύμφωνα με GDPR, με τυχόν νόμιμες εξαιρέσεις (π.χ. υποχρεώσεις τήρησης).
23. Ανωτέρα Βία
Κανένα μέρος δεν ευθύνεται για καθυστέρηση/αδυναμία εκτέλεσης λόγω γεγονότων ανωτέρας βίας (π.χ. φυσικές καταστροφές, γενικευμένες διακοπές δικτύων, κυβερνοεπιθέσεις μεγάλης κλίμακας, πράξεις αρχών).
24. Τροποποιήσεις Όρων
Ο Πάροχος μπορεί να τροποποιεί τους Όρους με ανάρτηση ενημερωμένης έκδοσης στην ιστοσελίδα. Η συνέχιση χρήσης μετά την ανάρτηση συνιστά αποδοχή των αλλαγών.
25. Εφαρμοστέο Δίκαιο – Δικαιοδοσία
Οι Όροι διέπονται από το ελληνικό δίκαιο. Αρμόδια ορίζονται τα δικαστήρια Αθηνών.
26. Λοιποί Όροι
26.1. Μερική ακυρότητα: αν κάποιος όρος κριθεί άκυρος, οι λοιποί παραμένουν σε ισχύ.
26.2. Εκχώρηση: ο Πάροχος μπορεί να εκχωρήσει δικαιώματα/υποχρεώσεις (π.χ. σε διάδοχο) ενημερώνοντας εύλογα.
26.3. Ολόκληρη συμφωνία: οι Όροι, μαζί με την Πολιτική Απορρήτου/Cookies και τυχόν DPA, αποτελούν την πλήρη συμφωνία για τη χρήση της Υπηρεσίας.
Terms & Conditions (English)
These Terms & Conditions (the "Terms") govern access to and use of the online software-as-a-service service (Software-as-a-Service – "SaaS") under the trade name okToGo (the "Service"). By creating an account and/or using the Service, the user/organization unreservedly accepts the Terms.
1. Definitions
For the purposes of the Terms:
"Customer": the natural or legal person (organization/business) that registers for and uses the Service.
"User": any natural person who gains access to the Service under the Customer (e.g., administrator, employee).
"Administrator (Admin)": a user with rights to manage the organization/users/settings/billing.
"Customer Data": any information, content, or data that is entered/created/uploaded to the Service by the Customer or its Users.
"Subscription/Plan": the commercial access package (e.g., per seat, feature level, duration).
2. Acceptance of Terms – Authorization
2.1. Use of the Service requires full acceptance of the Terms. If you do not agree, do not use the Service.
2.2. If you register or accept the Terms on behalf of an organization, you state that you have the necessary authority to bind your organization.
3. Service Description – Evolution
3.1. okToGo provides tools, indicatively: leave/absence management, approval workflows, team calendars, notifications, reports/data exports, and integrations with third-party services.
3.2. The Provider may upgrade, modify, or withdraw features, change limits/parameters per plan, and perform maintenance without prior notice, except where mandatory law requires otherwise.
4. License of Use
4.1. The Provider grants the Customer a limited, non-exclusive, non-transferable, and revocable license to access and use the Service for the Customer's internal business purposes, in accordance with the Subscription.
4.2. Resale, leasing, assignment, sublicensing, or making the Service available to third parties is prohibited unless expressly agreed in writing.
5. Rules of Use – Prohibitions
5.1. Users must use the Service lawfully, in good faith, and in accordance with the Terms.
5.2. The following are prohibited, indicatively:
unauthorized access or attempts to bypass security mechanisms,
interference with operation, reverse engineering, scraping, mass extraction by non-permitted means,
introduction of malicious software, abusive use of APIs/requests,
use in a manner that violates third-party rights or applicable law.
6. Accounts – Security
6.1. Users are responsible for the accuracy of their details and for securely safeguarding access credentials.
6.2. The Customer is responsible for any action that takes place through accounts created under its organization, regardless of who performed it.
6.3. The Provider may apply security controls (e.g., rate limits, logging, protective measures) to safeguard the Service.
7. Subscriptions – Billing – Payments – Refunds
7.1. Certain features are provided for a fee based on Subscription. Pricing/limits/features per plan are shown at purchase and/or on the pricing page.
7.2. Charges are made on a recurring basis (monthly/yearly) as defined at purchase.
7.3. Payments may be processed through a third-party payment provider (e.g., Stripe). The Provider does not store full card details.
7.4. The Customer must keep payment details up to date. In case of failed charge, the Provider may retry and/or suspend access after reasonable notice, where practically feasible.
7.5. Unless otherwise provided by mandatory law or expressly by special agreement, no refunds are made for a period that has already started. Exceptions (e.g., documented double charge) are examined case by case.
7.6. Any taxes/VAT are borne by the Customer, where applicable.
8. Trial Period (Trial)
If a trial is provided, the terms shown at activation apply. The Provider may modify or discontinue trials.
9. Support – Maintenance – Availability
9.1. The Provider makes reasonable efforts for Service availability, without guaranteeing uninterrupted operation.
9.2. Scheduled maintenance/upgrade works may take place. Where practically feasible, prior warning will be provided.
9.3. Unless there is a separate SLA, no restoration-time guarantees are provided.
10. Third-Party Services
10.1. The Service may integrate with third-party services (e.g., email providers, calendars, Slack/Teams, public-sector platforms). Third-party services are provided "as is" by their respective providers.
10.2. The Provider is not responsible for availability, security, accuracy, legality, or policies of third-party services, nor for any changes/disruptions/errors thereof.
10.3. Use of third parties is governed by their own terms/policies.
11. Special Terms for Submissions to the ERGANI Information System
11.1. okToGo may provide capabilities for transmission/submission of declarations and related data to the ERGANI Information System and/or other third-party systems ("Submissions") exclusively as a facilitation and technical integration tool.
11.2. The Customer remains solely responsible for:
(a) the accuracy/completeness/legality/timeliness of the data it enters,
(b) correct selection of process/declaration type,
(c) final review before each Submission,
(d) compliance with labor/social-insurance legislation and authorities' instructions,
(e) meeting deadlines and keeping supporting evidence.
11.3. The Provider does not guarantee that:
(a) Submissions will be completed successfully,
(b) the ERGANI Information System will be available, uninterrupted, or error-free,
(c) responses/success-failure statuses will appear in a timely or complete manner, or
(d) any failed/pending Submissions will be detected exclusively through notifications or lists within the Service.
11.4. Any status indication (e.g., "successful", "failed", "pending") or list of failed Submissions is provided for informational purposes only. The Customer is required to perform independent checking/verification of acceptance/registration by the ERGANI Information System, according to its procedures.
11.5. To the maximum extent permitted by applicable law, the Provider is not liable for any consequences from Submissions, non-Submissions, rejections, or delays, including indicatively administrative fines, surcharges, sanctions, assessments, missed deadlines, or third-party claims, even if the Customer claims to have relied on information/indications/lists of the Service.
11.6. The Customer shall indemnify the Provider for any claim, damage, cost, or administrative sanction imposed on or sought against the Provider arising from inaccurate/unlawful Customer data, incorrect use of the Service, or violation of law/Customer obligations regarding Submissions.
12. Customer Data – Ownership – Export – Backups
12.1. Customer Data belong to the Customer. The Provider acquires no ownership rights over them.
12.2. The Customer may export data through available features or upon request, within reasonable time, where technically feasible.
12.3. The Provider may keep backup copies (backups) for integrity/security/operation purposes.
13. Personal Data Protection (GDPR) – Privacy Policy
13.1. For provision of the Service, the Customer generally acts as Controller and the Provider as Processor, to the extent the Provider processes data on the Customer's behalf.
13.2. The Provider implements appropriate technical and organizational security measures according to usual market standards, without guaranteeing absolute security against malicious acts of third parties.
13.3. The Customer states and warrants that it has a valid legal basis for collecting/processing/transmitting data entered in the Service and that it has provided required information to data subjects (e.g., employees).
13.4. Details on processing, data-subject rights, and contact for privacy matters are set out in the Privacy Policy and, where applicable, in a Data Processing Agreement (DPA).
14. Cookies
The website/application may use cookies and analytics tools. Relevant information is provided through the Cookies Policy and consent mechanism, where required.
15. Confidentiality
15.1. Each party must keep confidential the information it receives within the context of the Service and must not disclose it to third parties without consent, unless required by law or necessary for performance of the Service (e.g., subprocessors under equivalent commitments).
16. Intellectual Property Rights – Feedback
16.1. All intellectual/industrial property rights in the Service (software, code, designs, trademarks, logos, documentation, etc.) belong exclusively to the Provider or its licensors.
16.2. The Customer acquires no rights beyond the license of use.
16.3. Any feedback/suggestions may be used by the Provider without obligation to compensate.
17. No Provision of Legal/Accounting Advice
The Service provides organization/management tools and does not constitute legal, accounting, or labor advice. The Customer must consult its competent professionals.
18. Disclaimer of Warranties
The Service is provided "as is" and "as available". To the extent permitted by law, the Provider disclaims any warranty of merchantability, fitness for a particular purpose, and non-infringement, and does not guarantee that the Service will be error-free or uninterrupted.
19. Limitation of Liability
19.1. The Provider is not liable for indirect, incidental, consequential, or special damages (such as loss of profits, reputation, data, business interruption) arising from use or inability to use the Service.
19.2. The Provider's total liability, regardless of cause, is limited to the total amount paid by the Customer for use of the Service during the last twelve (12) months prior to the causative event.
19.3. Nothing in the Terms limits liability that cannot be limited by mandatory law (e.g., willful misconduct).
20. Indemnity
20.1. The Customer shall indemnify the Provider for third-party claims arising from: (a) unlawful or abusive use of the Service, (b) violation of laws or third-party rights, (c) Customer Data entered by the Customer/its Users.
20.2. The Customer is obliged to indemnify the Provider for claims/fines/expenses arising from breaches of data-protection law due to the Customer's instructions, actions, or omissions.
21. Suspension – Termination
21.1. The Provider may suspend or terminate access (with reasonable notice where practically feasible) if:
(a) the Terms are breached, (b) required for security reasons, (c) there is significant payment delay, (d) required by law or competent authority.
21.2. The Customer may cancel the Subscription in accordance with the terms of the plan/billing cycle.
22. Retention – Deletion of Data after Termination
22.1. After expiration/cancellation, data are not deleted immediately, unless deletion is requested or required by law.
22.2. The Provider may retain data for up to 90 days for export/reactivation purposes and then delete or anonymize them, in accordance with the Privacy Policy and applicable law.
22.3. Personal-data deletion requests are executed in accordance with GDPR, subject to any lawful exceptions (e.g., retention obligations).
23. Force Majeure
Neither party is liable for delay/failure of performance due to force majeure events (e.g., natural disasters, widespread network outages, large-scale cyberattacks, acts of authorities).
24. Amendments to Terms
The Provider may amend the Terms by posting an updated version on the website. Continued use after posting constitutes acceptance of the changes.
25. Governing Law – Jurisdiction
The Terms are governed by Greek law. The courts of Athens are designated as competent.
26. Miscellaneous Terms
26.1. Partial invalidity: if any term is held invalid, the remaining terms remain in force.
26.2. Assignment: the Provider may assign rights/obligations (e.g., to a successor) with reasonable notice.
26.3. Entire agreement: the Terms, together with the Privacy/Cookies Policy and any DPA, constitute the entire agreement for use of the Service.